Efektywność pracy - 10 niezbędnych narzędzi

Poniżej lista 10 subiektywnie wybranych, darmowych narzędzi, które pomogą Tobie zoptymalizować codzienną pracę.

Gmail

Gmail to najpopularniejsza skrzynka pocztowa od Google, która oferuje wiele innowacyjnych funkcjonalności. Korzystasz na co dzień z Outlooka? Problem z tym, że żeby sprawdzić skrzynkę musisz mieć przy sobie komputer na którym jest Outlook albo poprzez imap synchronizować kolejny komputer. Gmail umożliwia konfigurację i pobieranie maili, tak jak klasyczny program, a dostęp do tego produktu Google mamy z każdego miejsca na Ziemi gdzie dostępny jest Internet.

Dodatkowe korzyści to możliwość synchronizacji poczty z komórką np. w Androidzie czy system automatycznego przypisywania etykiet do wiadomości. Zakładając konto na Gmailu otrzymujesz również 15 Gb miejsca na pocztę oraz dostęp do szerokiej gamy dodatkowych produktów od Google. Warto również wspomnieć o możliwości planowania maili! Nie jest tajemnicą, że kiedy coś odkładamy “na później”, to najczęściej potem o tym zapomnimy. Po co ryzykować? Zdecydowanie lepszym pomysłem będzie zaplanowanie maila na określoną godzinę - świetnie sprawdza się to podczas pracy w późnych godzinach wieczornych, ponieważ wiadomość wysłana z rana będzie wyglądała znacznie profesjonalniej.

Kalendarz Google

Jeśli posiadasz już konto na Gmailu warto zainteresować się planowaniem swoich prac w Kalendarzu Google. Najważniejsza cecha kalendarza to możliwość udostępniania zaplanowanych zadań swoim współpracownikom. Rozwiązanie to daje możliwość szybkiego planowania prac dla grupy osób. Dodatkowe korzyści to system powiadomień (mailowy bądź smsowy) oraz kompatybilność z każdym urządzeniem mobilnym opartym o system Android. 

Skrupulatne realizowanie zaplanowanych w kalendarzu działań doskonale wpłynie na Twoją efektywność, szczególnie kiedy będziesz je specjalnie odznaczać po wykonaniu. Narzędzie to sprawi, że o niczym nie zapomnisz i zaplanujesz swój czas sporo do przodu.

Dokumenty Google

Wyobrażasz sobie darmowego Microsoft Office'a z możliwością łatwego tworzenia i równoległego edytowania dokumentów przez nawet kilkanaście osób na raz? Nie musisz mieć aż tak dużej wyobraźni! Po prostu wejdź na Dokumenty Google. To darmowe narzędzie, również połączone z Gmailem, pozwoli Ci zapomnieć o przesyłaniu poprawionego pliku Excel'a do Klienta. Wszystko w Google Docs dzieje się w chmurze, a dzięki temu możemy udostępniać dokumenty wskazanym osobom. Funkcja komentowania czy sugerowania sprawi, że ograniczysz także konieczność wysyłania osobnych maili z każdą uwagą - wszystko masz w jednym miejscu 

Dodatkowe korzyści to możliwość tworzenia prezentacji, czy ankiet do wypełniania online. Każdy z tych dokumentów możemy posortować i umieścić w konkretnym katalogu. Oczywiście bez problemu pobierzemy dany dokument, żeby wyedytować go w programie desktopowym.

Rescue Time 

Zdarza się, że pracujemy z komputerem i telefonem komórkowym nawet po kilkanaście godzin dziennie. Ile godzin z tego czasu wykorzystujemy na efektywną pracę (zadania które pozwalają nam zarabiać i rozwijać się), a ile na pracę jałową (ciągłe sprawdzanie maila, nieefektywne telefony czy "siedzenie" na Facebook'u)?

Rescue Time to idealne narzędzie do samokontroli. Instalujemy aplikację na komputerze oraz na telefonie. Aplikacja na bieżąco oznacza ile czasu w ciągu dnia spędziliśmy dzwoniąc a ile pisząc maile. Każde z zadań możemy posortować i przypisać mu tag (efektywne, neutralne, nieefektywne). Rescue Time podlicza naszą produktywność na koniec każdego dnia, miesiąca czy roku. Pozwala to porównywać różne okresy i niwelować nasze złe przyzwyczajenia.

Zadania mogą być również sortowane po kategoriach, co umożliwia łatwe sprawdzenie na jaki obszar poświęcamy najwięcej czasu w dniu pracującym. 

Jeśli jesteś posiadaczem iPhone i chcesz korzystać z podobnych funkcji bez konieczności instalowania dodatkowych aplikacji, koniecznie wyszukaj “czas przed ekranem” - jest to systemowo wbudowany program pokazujący, ile czasu spędziłeś przy telefonie (podsumowania pokazują dane z dnia oraz tygodnia) z podziałem na kategorie np. społeczności, rozrywka czy biurowe i finansowe. Jeśli uznasz, że zdecydowanie zbyt często korzystasz na przykład z social mediów, masz możliwość włączenia ograniczenia w panelu “limity”. Po ustawieniu go na np. godzinę dziennie dla Instagrama, po tym czasie zobaczysz komunikat, że czas minął.

Pulpit zdalny Chrome

Czasami potrzebujesz dostępu do komputera z pracy, a jesteś w domu? A może chciałbyś mieć dostęp do swojego komputera z komórki? Kiedyś wymagało to wiele konfiguracji, a dzisiaj wystarczy prosta aplikacja do przeglądarki Chrome i możesz korzystać bezpiecznie ze swoich danych na całym świecie. Narzędzie to pozwala w pełni zarządzać komputerem, tak jakbyśmy właśnie przed nim siedzieli.

KanBanFlow

KanBan to słowo pochodzące z języka japońskiego, które oznacza w wolnym tłumaczeniu "spis widoczny". Spis ten pochodzi z metodologii Lean Manufacturing rozpowszechnionej przez firmę Toyota. Nasza wtyczka do przeglądarki Chroma umożliwia sortowanie zadań do zrobienia z podziałem na: na dzisiaj, do zrobienia, w trakcie, wykonane. Umożliwia również mierzenie czasu dla każdej czynności, a dzięki temu zarządzanie efektywnością pracy.

Evernote 

Evernote to najlepszy notatnik na rynku, synchronizujący notatki pomiędzy wieloma urządzeniami. Można w nim zapisywać proste listy lub skomplikowane dane. Umożliwia sortowanie zdjęć czy udostępnianie innej osobie ważnych informacji niezbędnych do wspólnego ukończenia pracy.

MyLiveChat 

MyLiveChat to komunikator umożliwiające bezpośredni kontakt z Klientem poprzez stronę internetową. Jeśli jesteś zalogowany w systemie to osoba będąca na Twojej stronie www może nawiązać z Tobą bezpośredni chat czyli rozmową online. System ten umożliwia obsługę Klienta przez dedykowane osoby, a co za tym idzie oszczędność czasu i zmniejszenie kosztów połączeń. 

Dodatkowy atut to możliwość wywołania rozmowy z użytkownikiem strony www przez jej administratora. W oprogramowaniu tym widzisz listę IP użytkowników znajdujących się na Twojej stronie i możesz wskazać z kim właśnie chcesz rozpocząć rozmowę.

Offtime

Dziś telefony potrafią tak mocno nam przeszkadzać, że nie jesteśmy w stanie skupić się na pracy. Rozwiązaniem tego problemu jest aplikacja Offtime, która umożliwia ustawienie selektywnego wyłączania powiadomień z telefonu komórkowego. Możemy również włączyć automatyczne informacje zwrotne (SMS) związane z zaangażowaniem w pracę.

Dzwoniący telefon to, według badań, element najsilniej wpływający negatywnie na naszą produktywność. Producenci smartphonów wprowadzili także dodatkowe elementy, które przeszkadzają nam na co dzień w pracy: powiadomienia o mailach, powiadomienia systemowe czy powiadomienia z portali społecznościowych. Wyłącz je sprawnie na określony czas za pomocą systemu Offtime.

Warto dodać, że coraz więcej smartfonów jest wyposażonych w funkcję “nie przeszkadzać”, dzięki czemu możesz uniknąć rozpraszających powiadomień w trakcie pracy. Co więcej, pozwala ona na wyznaczenie kontaktów, które mimo wszystko będą mogły do nas zadzwonić - na przykład w przypadku awaryjnej sytuacji.

Trello 

Na deser sprawdź Trello. To narzędzie, które łączy w sobie wiele z wyżej opisanych funkcjonalności: od planowania, przez listy "to do", aż po uwspólnianie prac i komentarze. Pozwala również organizować prace dla zespołu osób.

Nieoczywiste sposoby na zwiększenie swojej efektywności w pracy

Oprócz narzędzi, jakie dla Was przygotowaliśmy (i mamy ogromną nadzieję, że się Wam przydadzą) przychodzimy również z prostymi podpowiedziami, jakie mogą okazać się kluczowe w zwiększaniu swojej produktywności podczas pracy. Przede wszystkim, jeśli pracujesz zdalnie, postaraj się wyznaczyć sobie przestrzeń, gdzie rozpoczniesz wykonywanie obowiązków. Robienie tego w łóżku, czyli przestrzeni, gdzie zwykle odpoczywasz, może okazać się złym pomysłem, ponieważ trudniej będzie Ci się skupić.

Dobrym pomysłem może być również odcięcie się i pełne skupienie na pracy poprzez słuchanie relaksującej muzyki na słuchawkach - polecamy wybrać sobie jedną playlistę, która będzie przeznaczona jedynie do pracy. Zwiększy to szansę na podświadome przestawienie się na tryb efektywnościowy :)

A na koniec ;)