Excel / Arkusze Google Twoim przyjacielem w pracach SEO

• W sieci dostępne są tysiące narzędzi wspomagających prace SEO. Narzędzia te radzą, wskazują możliwe rozwiązania, prowadzą analizy. Potrafią również wygenerować olbrzymie ilości danych.
• Zanim nie przystąpimy do wdrożenia zaleceń, często konieczne jest opracowanie danych pozyskanych z różnych narzędzi.
• W tym wpisie pokażę, jak można wykorzystać Excela lub Arkusze Google’a do pogłębiania analiz w SEO i planowania prac.
• Excel (dostępny przez przeglądarkę w ramach Microsoft 365), jak i Arkusze Google, są aplikacjami bezpłatnymi - dzięki nim, nie płacisz, a oszczędzasz czas pracy.

Po co mi Excel do prac SEO, skoro w sieci jest już tyle narzędzi?

To prawda - w sieci są niezliczone ilości rozwiązań usprawniających prace SEO. Istnieją narzędzia dostarczające zarówno informacji o samej stronie (topowym przykładem z tej grupy jest Screaming Frog SEO Spider), jak i narzędzia analizujące rynek (Ubersuggest). Rzadko jednak zdarza się, aby samo narzędzie od razu wykonywało poprawki/działania - wyjątkiem są może platformy, gdzie można od razu po analizie kupić linki.

Jak je obrobić? Jak zarządzać dużą ilością informacji? Najbanalniejszą odpowiedzią, jaka przychodzi do głowy, jest Excel. Dziś “podstawowa znajomość pakietu Office”, sądząc po oczekiwaniach pracodawców i deklaracjach w CV, jest standardem. Czy faktycznie tak jest, pozostawię do oceny Czytelnikom. Tak czy inaczej, za pomocą Excela bądź jego odpowiedników (Arkusze Google, LibreOffice Calc, OpenOffice Calc) możemy, w kontekście działań SEO:

• Tworzyć proste bazy danych - np. bazy linków do pozyskania lub linków pozyskanych.
• Wybierać spośród dużej liczby danych - np. stosując filtrowanie, sortowanie - usuwań zbędne linki.
• Łączyć dane pochodzące z różnych narzędzi.

Dlatego warto zgłębić możliwości Excela, jaka by nie była nasza wiedza.

Co wybrać? Excel, Arkusze Google, OpenOffice, LibreOffice?

O ile Excel jako aplikacja na komputery jest narzędziem płatnym, o tyle w wersji przeglądarkowej można z niego korzystać za darmo. Dlatego nie musisz już szukać bezpłatnych alternatyw dla Excela. Warto jednak o nich wiedzieć:

• OpenOffice - pakiet oprogramowania od fundacji Apache. Mimo że strona WWW wygląda archaicznie i na zapomnianą, oprogramowanie jest rozwijane - ostatnia wersja została wydana w grudniu 2023 r.
• LibreOffice - pakiet biurowy od The Document Foundation. Preinstalowany na wielu systemach GNU/Linux - np. Ubuntu. Dynamicznie rozwijany.
• Arkusze Google - dostępne bezpłatnie z niemal każdego miejsca na świecie i na każdym urządzeniu.

Każdy z programów ma zbliżone funkcje - przynajmniej w podstawowym zakresie.

Dlatego dalsze przykłady oprę o Arkusze Google - natomiast jeśli one Ci nie odpowiadają, może skorzystać z dowolnej alternatywy.

Jakie funkcje Excela / Arkusze Google przydadzą się podczas obróbki danych SEO?

Poniżej wymieniam listę funkcjonalności, które warto dobrze opanować - ja z nich korzystam niemal codziennie przy planowaniu i prowadzeniu działań SEO.

• Hurtowe zarządzanie danymi w tabelach:
• Filtrowanie / Widoki filtrów
• Sortowanie
• Czyszczenie danych
• Podziel tekst na kolumny
• Oznaczanie stanów wykonania, weryfikacja:
• Formatowanie warunkowe
• Sprawdzanie poprawności danych (menu)
• Funkcje:
• Podstawowe operacje arytmetyczne
• PODSTAW, LICZ.JEŻELI, WYSZUKAJ.PIONOWO

Poniżej opisuję niektóre z nich.

Filtrowanie / widoki filtrów i sortowanie

Aby utworzyć filtr:

1. Klikamy dowolną komórkę naszej tabeli
2. Dodajemy filtr poprzez Dane -> Dodaj filtr bądź klikając symbol filtrowania:

Możesz skorzystać również z opcji Utwórz widok filtra. Jest to podobne do Dodaj filtr, z tą różnicą, że ta pierwsza opcja tworzy tymczasowy widok tylko dla Ciebie, zaś druga opcja wpływa na ten dokument u każdego innego użytkownika. Widok filtra możesz zapisać pod dowolną nazwą - w ten sposób będziesz mógł/mogła w przyszłości skorzystać z danego widoku - tak samo będą mogli uczynić inni użytkownicy udostępnionego arkusza.

Czyszczenie danych

Czyszczenie danych składa się z kilku narzędzi. Ja najczęściej korzystam z opcji usuwania duplikatów.

Pokażmy to na przykładzie. Mamy listę stron na naszym serwerze, które napotyka robot Google i otrzymuje błąd 404 (dane pochodzące ze statystyk indeksowania w GSC). Chcemy je wszystkie sprawdzić, ale wiele z nich się powtarza. Jak więc można uprościć sobie życie?

1. Otwieramy tabelę z danymi.
2. Zaznaczamy tabelę.
3. Wybieramy opcję Dane -> Czyszczenie danych -> Usuń duplikaty.
4. Zaznaczamy kolumnę, względem której chcemy usunąć duplikaty:
5. Voilà! Zamiast niemal 500 adresów do przejrzenia, mamy ich trochę ponad 100!
6. Teraz pozostałe wiersze możemy również obrobić - np. odfiltrować wyniki zawierające rozszerzenie “jpg” czy “png”.

Dzielenie tekstu na kolumny

Dzięki tej opcji możemy w banalnie prosty sposób, na podstawie listy adresów URL, odtworzyć hierarchię adresów na naszej stronie. Może się to przydać do dalszych prac.

1. Przygotuj listę adresów URL dostępnych w Twojej stronie. Np. na podstawie sitemapy, listy zaindeksowanych stron, z crawla narzędzia takiego jak Screaming Frog. Umieść je w Excelu / Arkuszach Google.
2. Zaznacz kolumnę zawierającą adresy URL.
3. Wciśnij Ctrl+H lub wybierz Edytuj -> Znajdź i zamień.
4. Usuńmy teraz z każdego adresu URL jego początek - będzie on przeszkadzał w dzieleniu na kolumny. Uzupełnij pola tak, żeby narzędzie wyszukało wszystko od http do slasha (/) po domenie włącznie. Zamień to na pusty tekst. Wybierz Zamień wszystko:
5. Zanim nie przejdziemy dalej, utwórzmy kopię naszej kolumny. Oryginalna kolumna będzie wskazywała na adres, a kolejna zostanie podzielona. W tym celu zaznacz oryginalną kolumnę, skopiuj ją i wklej obok - tak, aby wiersze były na tych samych wysokościach.
6. Teraz przechodzimy do zasadniczej edycji. Zaznaczamy skopiowaną kolumnę (tę po prawej) i wybieramy Dane -> Podziel tekst na kolumny. Jako separator wybierz Niestandardowy i wpisz ukośnik (/):
7. Jak widać, uzyskaliśmy w kolejnych kolumnach elementy ścieżki powrotu, odtwarzając hierarchię strony. Ja teraz usunę zbędny, ostatni element ścieżki, nazwę poprzednie elementy:
8. Po drobnych kosmetycznych poprawkach, zmianie kolejności kolumn, ich posortowaniu, otrzymujemy bardzo elegancką mapę strony, gotową do dalszych prac:

Menu (sprawdzanie poprawności danych)

Z tej funkcji możemy skorzystać, aby dodać do arkusza interaktywne pola, których stan możemy łatwo zmienić. Po co?

Na przykład - w poprzednim kroku uzyskaliśmy piękny podział strony, uwzględniając hierarchię adresów. Teraz możemy chcieć np. przejrzeć każdy wpis blogowy z kategorii internet - sprawdzić, czy się nie zdezaktualizował. Jak zapanować nad tym procesem?

Bardzo elegancką opcją jest wykorzystanie opcji menu, która jest pochodną sprawdzania poprawności danych.

Opcję tę włączamy w sposób pokazany na screenie:

Ja przygotowałem takie opcje w menu - dzięki nim będę mógł z łatwością zarządzać procesem poprawy wpisów - a całość zajęła mi tylko kilka sekund:

Przydatne funkcje - np. LICZ.JEŻELI

Dzięki LICZ.JEŻELI możemy ocenić, ile danych elementów występuje w danym zakresie. To bardzo podstawowa i nieskomplikowana funkcja - przyjmuje tylko 2 parametry.

Zobacz, jak można ją wykorzystać, żeby policzyć, ile jeszcze pracy nam zostało:

Wystarczy wpisać formułę raz - teraz ją przeciągamy i dzięki temu widzimy podsumowanie wszystkich dostępnych stanów:

Przykład kompleksowego wykorzystania narzędzi SEO oraz Excela - Poprawa stron 404

Nie należy jednak bezmyślnie przekierowywać każdego adresu na stronę główną - użytkownicy będą zdezorientowani, a Google może uznać takie działanie za pozorny błąd 404. Przekierowujemy tylko na zakładki, które można potraktować jako odpowiedni zamiennik wyłączanej strony.

Dlatego biorąc pod uwagę wszystkie powyższe informacje, usuwanie błędów 404 ze strony jest zadaniem wymagającym przeanalizowania różnych danych, zebrania ich w tabeli, edycji - świetnie sprawdzi się więc tutaj Excel bądź Excelo-podobny program.

W pierwszym kroku skanujemy stronę w poszukiwaniu błędnych linków. Jeśli takie są, najlepszy postępowaniem będzie ich usunięcie.

1. Przy pomocy https://www.deadlinkchecker.com/ sprawdzimy, które linki na stronie są uszkodzone.
2. Pobieramy listę tych linków i otwieramy ją w Arkuszach Google / Excelu.
3. Włączmy opcję filtrowania i korzystając z filtrów, przeglądamy listę.
4. Poprawiamy linki - usuwamy uszkodzone ze strony i przekierujemy je na właściwy adres. Oznaczamy w arkuszu naprawione linki.

Następnie weryfikujemy, czy poprawnie wykonaliśmy usunięcie linków i przekierowania.

1. Przekierowane linki testujemy narzędziem https://www.pemavor.com/solution/http-status-code-checker/
2. Możemy również dla pewności ponownie wykonywać test Dead Link Checkerem.

Teraz, kiedy już usunęliśmy wadliwe linki ze strony, musimy się dowiedzieć, o jakich stronach 404, w obrębie naszej domeny, wie szeroko rozumiany Internet.

1. Pobieramy listę stron 404 z Google Search Console (Strony -> Nie znaleziono (404) -> Eksportuj)
2. Pobieramy listę stron, które zwróciły kod 404 robotowi Google (Google Search Console -> Ustawienia -> Statystyki indeksowania -> Nie znaleziono (404) -> Eksportuj)
3. Podobnie pobieramy listy stron 404 z innych narzędzi. Np. my stosujemy monitoring błędów 404 przy pomocy Google Analytics. Jeśli również tak robisz, pobierz listę zdarzeń 404 - wraz z ich liczbą.

Teraz mamy olbrzymią ilość adresów - większość z nich nie wymaga poprawy. Pozbądźmy się więc ich:

1. Przy pomocy funkcji Dane -> Czyszczenie danych -> Usuń duplikaty pozbywamy się powtórzeń tego samego adresu.
2. Teraz przy pomocy filtrowania usuwamy np. zdjęcia, ikony lub inne adresy, których nie chcemy poprawiać.

Podsumowanie

W planowaniu działań SEO potrzebna jest odrobina pokory. Nie możesz posiąść wszystkich dostępnych na świecie narzędzi SEO. Nie wykonasz nigdy wszystkich możliwych optymalizacji, które dostępne Ci narzędzia proponują. Warto wykorzystywać programy, które ułatwią Ci analizę strony - np. zbadają ją hurtowo pod określonym kątem. Gdy już pozyskasz takie dane, skorzystaj z Excela bądź Arkuszy Google, by obrobić te dane, wyłuskać z nich sedno i na nim skupić swoje dalsze prace.

Dlatego umiejętność pozyskania danych (narzędzia SEO), ich obróbki (Excel) i interpretacji (Twoja wiedza o stronie, doświadczenie) to trzy kluczowe ogniwa łańcucha procesów planowania działań SEO dla Twojej strony. Dlatego umiejętność płynnego posługiwania się Excel-like programem jest moim zdaniem ważną kompetencją w zakresie SEO i warto ją pielęgnować i rozwijać.