"Obyś żył w ciekawych czasach". To popularne (notabene chińskie) "przekleństwo" dotykało nas wszystkich jeszcze kilka lat temu - epidemia, a nawet już pandemia nowego koronawirusa zmusiła nas do innych niż dotychczas zachowań.
Przez długie miesiące nie mogliśmy pracować normalnie. Niestety, jeśli coś się dzieje w gospodarce bądź tak na świecie, pierwsi odczuwają to przedsiębiorcy. Mimo wszystko, jedno trzeba przyznać - pandemia sprawiła, że system homeoffice na stałe pozostał w wielu firmach, co dało nowe możliwości.
Poniższa lista przedstawia narzędzia pracy zdalnej, z których sami korzystamy. Znaczna większość z nich przydała nam się w tamtych trudnych czasach, ale stale odkrywamy nowe, aby jeszcze bardziej zoptymalizować procesy w firmie.
Na początek chciałem zaznaczyć, że jest to lista subiektywna. Dużo łatwiej pisać mi o narzędziach, z których korzystałem, niż o tych, o których tylko słyszałem. Jeśli coś dodatkowego przyjdzie Wam do głowy, to zachęcam do komentowania tego wpisu.
Nie przedłużając – zaczynamy.
Spotkania online - Zoom.us
Usługa usługą, produkt produktem, a i tak finalnie wszystko kupuje się od ludzi. Spotkania biznesowe to podstawa efektywnego działania wielu firm. Pracując zdalnie, warto nadal zachęcać Klientów do spotkań, tym razem online. Jeśli nawet nie możesz w tym momencie wykonać usługi to chociaż wiele rzeczy można wytłumaczyć, omówić, zaplanować. Dzięki takiemu podejściu będziesz o krok przed konkurencją.
Zoom.us daje możliwość połączenia się online: rozmowy audio, obrazu wideo czy nawet płynnego udostępniania ekranu. Taki rodzaj spotkania, kiedy widzimy emocje drugiej osoby, kiedy wspólnie patrzymy na jeden ekran, jest dużo bardziej efektywny niż najlepsza rozmowa telefoniczna. Dlaczego zatem Zoom.us, a nie np. Skype? Odpowiedź składa się z kilku punktów:
- rewelacyjna jakość połączenia, nawet przy słabym łączu,
- możliwość zaproszenia do spotkania poprzez wysłanie linku,
- prosta i darmowa aplikacja mobilna,
- łatwa organizacja spotkań w wiele osób,
- możliwość nagrywania całości spotkania,
- "lekkość" aplikacji, niewpływająca na obciążenie komputera czy smartfona.
Czy ta aplikacja do spotkań online jest darmowa? Tak, choć ma pewne ograniczenia w tej wersji. Jeśli spotykasz się w dwie osoby, system nie ma ograniczeń. Jeśli spotykasz się w większej grupie (3+) to długość spotkania jest ograniczona do 40 minut. Jeśli to Ci nie przeszkadza, to śmiało korzystaj z wersji darmowej. W przeciwnym przypadku warto wykupić wersję płatną, która kosztuje około 20$ miesięcznie.
Rekomendowane oprogramowanie do pracy zdalnej: www.zoom.us
Organizacja zadań - Kalendarz Google
Praca zdalna rządzi się własnymi prawami, dlatego bardzo ważne jest, aby zautomatyzować proces podziału zadań - w tej roli doskonale sprawdza się Kalendarz Google. Jedną z największych jego zalet jest to, że po udostępnieniu sobie danych wzajemnie z zespołem, macie wzajemną możliwość wglądu do nich. Sprawdza się to szczególnie w takich sytuacjach, kiedy nie wiecie, czy dany pracownik jest dziś w pracy, bo na przykład potrzebujecie z nim coś ustalić.
Rekomendowane oprogramowanie: Kalendarz Google
Narzędzie to pozwala zapraszać innych na spotkania online - dostają oni powiadomienie, które mogą zaakceptować bądź odrzucić. Z jego pomocą niezależnie od ilości tasków danego dnia, na pewno nic Wam nie umknie! Jeśli nie korzystacie w firmie z Kalendarza Google, koniecznie wypróbujcie tę formę planowania.
Rozmowy online z Klientami – User.com, Smartsupp
Jeżeli Klient nie może lub nie będzie chciał odwiedzić Cię w biurze, warto rozbudować ścieżki komunikacji online. Przeważnie firmy mają możliwość komunikacji telefonicznej, wysłania maila czy wypełnienia formularza kontaktowego. Dodatkowo rekomenduję rozbudować swoją stronę czy sklep www o tzw. Live Chat. Nowy kanał będzie kolejnym wyróżnikiem w stosunku do konkurencji, a Klienci będą czuli się dopieszczeni. Według badań konwersja osób, które zostały dobrze obsłużone przez Live Chat, jest zdecydowanie wyższa niż "cichych" użytkowników.
Ponieważ już kiedyś na blogu powstały obszerne wpisy (a nawet filmy) dotyczące tego modelu obsługi Klientów, bezpośrednio odsyłam do nich:
Rekomendowane oprogramowania: www.smartsupp.com , www.user.com
Edytuj pliki PDF w programie Canva
Praca zdalna wiąże się z koniecznością częstej wymiany dokumentów - ofert, prezentacji, raportów itd. Przesyłane pliki bardzo często mają rozszerzenie PDF. Taki format ma oczywiście wiele zalet, związanych np. ze stosunkowo niewielką wagą pliku, brakiem błędów podczas jego wyświetlania oraz łatwością wydruku. Jednak problem pojawia się w momencie, gdy w takim pliku chce się dokonać szybkiej edycji - czy to zaktualizować zdjęcie, dodać komentarz, czy zmienić pewne informacje.
W takich sytuacjach bardzo przydatna okazuje się możliwość edycji dokumentów PDF w programie Canva. Po zaimportowaniu pliku, możesz modyfikować poszczególne elementy - takie jak obrazy, teksty, układ fontów, kształty itd. Co więcej, masz możliwość wzbogacenia dokumentu o rozmaite elementy graficzne z bazy udostępnionej w programie. Po edycji plik da się zapisać jako PDF, ale można go także przekonwertować do innego formatu.
Canvę możesz wykorzystać także w innych obszarach pracy zdalnej, tworząc atrakcyjne grafiki do reklam czy ofert oraz przygotowując np. prezentacje czy raporty. No i nie zapominajmy o tym, że jest to rozwiązanie darmowe.
Rekomendowane rozwiązanie do pracy zdalnej: Edytor PDF w Canva
Podpisywanie umów online - Adobe Sign
Czy da się zgodnie z prawem i bezpiecznie podpisać umowę online? Otóż tak. Co lepsze, Ty i Twoi kontrahenci nie potrzebujecie do tego żadnego klucza bezpieczeństwa. Adobe Sign pozwala przygotować, rozesłać i śledzić zmiany w dokumencie wymagającym podpisu. Zatwierdzenie odbywa się poprzez wygodny i nowoczesny podpis cyfrowy powiązany z adresem e-mail. Taki rodzaj podpisu jest wiążący i zgodny z prawem wszystkich krajów uprzemysłowionych.
Każda operacja na umowie jest rejestrowana, a finalnie wszystkie strony otrzymują podpisany dokument. Dodatkowo można wprowadzić automatyzacje takie jak np. przypomnienie o terminie wygaśnięcia danej umowy. Dokument można przygotować tak, żeby Twój kontrahent mógł wypełnić bądź oznaczyć wskazane pola. Pozwala to usprawnić procesy biznesowe, a wszystko to bez wychodzenia z domu!
Rekomendowanie oprogramowanie: Adobe Sign
Nieograniczony dostęp do poczty e-mail - Gmail
Dla niektórych może to być "oczywista oczywistość", ale dzisiaj nie ma sensu korzystanie z programów pocztowych powiązanych z jednym komputerem. Najlepiej wybrać oprogramowanie, które da nam w łatwy sposób dostęp do kontaktu z Klientami. Zdecydowanym faworytem jest darmowy Gmail, z którego można korzystać podobnie jak z programu pocztowego.
Po konfiguracji firmowej skrzynki pocztowej w tej usłudze od Google rozpoczniesz wysyłanie i odbieranie maili powiązanych z Twoją firmą np. imienazwisko@nazwafirmy.pl. Przewagą Gmaila jest również jego sprawna i niezawodna aplikacja mobilna. Dobrze działa także oznaczanie i tagowanie wiadomości oraz planowanie wysyłki o określonej godzinie.
Dzięki Gmailowi uniezależnisz się od urządzenia, na którym pracujesz. Obsługa Klienta będzie możliwa z dowolnego miejsca, w tym również z Twojego domu.
Rekomendowanie oprogramowanie do pracy na odległość: www.gmail.com
Word i Excel online - Arkusze Google
Kiedy masz już konto na Gmailu (a przecież większość użytkowników posiada telefony z Androidem, więc musi mieć takie konto ;)) to wystarczy mały krok, żeby móc pracować na dokumentach online. Word i Excel to często podstawowe narzędzia na wielu stanowiskach. Szkoda życia na pracę w ich wersjach offline. Chyba kojarzysz takie sytuacje związane z wysyłaniem w załączniku dokumentu, który poprawia kilka osób, a później robi się z tego wielkie zamieszanie?
Arkusze Google pozwalają pracować na jednym dokumencie wielu osobom. Widzisz całą historię zmian, a dostęp do dokumentu możesz nadać na różnym poziomie (tylko oglądanie, tylko komentowanie, edycja). Nie potrzebujesz żadnego oprogramowania na komputerze, wszystko odbywa się poprzez przeglądarkę. Możesz pracować nad dokumentem z dowolnego urządzenia!
Co ważne, zoptymalizujesz swój budżet - Arkusze Google są za darmo. Nie trzeba płacić za licencję czy korzystać z dodatkowego klucza. Dzięki automatyzacjom system pozwala również np. na wysłanie do Ciebie wiadomości e-mail, w momencie, kiedy ktoś dokonał zmiany w Twoim dokumencie. Fajna sprawa, prawda?
Rekomendowane oprogramowanie do pracy zdalnej: Arkusze Google
Przechowywanie i wymiana dużymi plikami - Dropbox
Tam, gdzie jesteś, tam też są Twoje pliki do pracy? Tak, to możliwe, w końcu żyjemy w czasach rozwiązań chmurowych. Codziennie otwieramy i przesyłamy załączniki takie jak: zdjęcia, oferty, pdfy itp. Warto trzymać je w miejscu, które nie będzie zależne od naszej lokalizacji.
Idealnym rozwiązaniem dla powyższych potrzeb jest Dropbox. Już bezpłatne konto posiada 2GB pojemności i wszelakie dogodności takie jak aplikacja na komputer (synchronizacja wybranych folderów do chmury), możliwość wysyłania plików poprzez podanie ich linku czy zgrabna aplikacja mobilna.
Tak jak większość rozwiązań w chmurze możesz udostępniać pliki wskazanym osobom na zasadach z możliwościami edycji bądź odczytu. Na każdym urządzeniu wystarczy, że wejdziesz na stronę dropbox.com i podasz swój login i hasło i masz dostęp do swoich danych.
Rekomendowane oprogramowanie: Dropbox
Nagrania i zrzuty z ekranu - ShareX
Nie każdy z nas jest Sienkiewiczem i potrafi robić tak opis natury, żeby inna osoba dobrze mogła to sobie wyobrazić ;) Po prostu żyjemy w czasach obrazkowych, gdzie zrzut z ekranu wysłany online czy krótkie nagranie wideo działa lepiej niż 1000 słów.
Szczególnie komunikacja na odległość wymaga obrazowania zmian (np. zmiany w projekcie), czy tego, co widzimy my, a co widzi Klient (jak wiadomo, to często się różni). ShareX pozwala na dokonanie szybkich zrzutów (nagrań) z ekranu i wysłanie ich jako np. link w opisie w e-mailu. Dodatkowo w łatwy sposób można nanieść treść na zrzut, oznaczyć omawiane miejsce czy ukryć coś poprzez tzw. blurowanie.
Na naszym blogu powstał już szeroki wpis o tym świetnym oprogramowaniu do zrzutów, na który zapraszam => Błyskawiczne zrzuty ekranu i znacznie więcej - poznaj ShareX
Rekomendowane oprogramowania ułatwiające pracę na odległość: ShareX
Zdalnie zarządzanie komputerem - Pulpit zdalny Chrome
Może wydarzyć się sytuacja, że pracując na odległość, będziesz potrzebować dostępu do swojego komputera z pracy. Pracując zdalnie, zostaw swój komputer w biurze podłączony do zasilania i Internetu. Jeśli dodatkowo wcześniej zainstalujesz na nim Pulpit zdalny Chrome, to w dowolnym momencie, czy to z komputera, czy ze smartfona będziesz mógł do niego się podłączyć.
Kolejna, bardzo pomocna aplikacja od Google pozwala na bezpieczne zarządzanie dowolnie skonfigurowanym komputerem, tak jakbyś tam była/był. Dzięki temu można wykonać dowolną czynność, nie ma praktycznie żadnych ograniczeń.
Całość działa bardzo sprawnie. Jeśli boisz się, że coś istotnego zostało na komputerze, to w dowolnej chwili możesz na niego wejść i samemu to do siebie przesłać ;) Wcześniej nie wspomniałem, że jeszcze jednym wymaganiem jest posiadanie zainstalowanej na komputerze przeglądarki Chrome, ale dzisiaj to już chyba standard.
Rekomendowane oprogramowanie do pracy zdalnej: Pulpit zdalny Chrome
Wystawianie faktur online - Fakturowania
Z klientami można rozliczyć się również dzięki oprogramowaniu, które będzie dostępne online i do którego będą miały dostęp wybrane osoby. Dzięki temu nie musisz być w biurze, żeby wystawić i wysłać fakturkę. Sprawa dość prosta i oczywista. Ze swojej strony mogę rekomendować Fakturownię. To polskie (a ważne, żebyśmy się teraz wspierali) i stosunkowo tanie rozwiązanie. Tak jak większość opisywanych w tym artykule toolsów posiada aplikację mobilną oraz system powiadomień.
Wszystko tam jest spójne, przejrzyste i podane w bezpieczny i poprawnie UX'owy sposób. Warto również pochwalić Fakturownię za dobre wsparcie online.
Rekomendowane oprogramowanie: Fakturownia
Komunikacja z pracownikami online - Zulip
Znalezienie odpowiedniego komunikatora dla firmy, który będzie posiadał wszelkie niezbędne funkcje i możliwość personalizacji jest nie lada wyzwaniem. Cóż… u nas również był to proces. Początkowo korzystaliśmy ze Slacka, który jednak miał pewne ograniczenia. O tym, dlaczego ostatecznie uznaliśmy, że Zulip jest lepszy, piszę w innym wpisie, do którego serdecznie Was zapraszam.
Główne zalety tego komunikatora to przede wszystkim:
- możliwość hostowania zarówno oprogramowania, jak i baz danych na własnym serwerze, co przekłada się na znaczne ograniczenie kosztów,
- przemyślana struktura, w tym podział na strumienie, dzięki którym można decydować, kto otrzyma daną wiadomość,
- szerokie możliwości pod kątem personalizacji powiadomień, przekładająca się na to, że znacznie łatwiej się skupić pomimo należenia do wielu kanałów,
- zaawansowane wyszukiwanie, pozwalające znaleźć nawet głęboko zakopaną wiadomość z daną osobą,
- dobrze wyposażony pasek narzędzi, gdzie znajdziecie na przykład możliwość połączenia się w kilka sekund poprzez połączenie na zoomie.
Jeśli zespół pracuje nad różnymi projektami, Zulip z pewnością jest strzałem w dziesiątkę, ponieważ pozwala dodawać do poszczególnych strumieni jedynie zaangażowane w dany temat osoby. Porządek, brak niepotrzebnych rozpraszaczy i możliwości personalizacji to jego największe plusy!
Rekomendowane oprogramowanie: Zulip
Kanban online - Trello
Kanban to opracowania w Japonii metoda zarządzania produkcją. Dzisiaj głównie wykorzystujemy ją do zarządzania projektami i przepływem informacji pomiędzy pracującymi osobami. W skrócie: Kanban to tablica informacyjna z zadaniami oraz ich statusy (najczęściej: do zrobienia, w trakcie prac, testowane, zrealizowane). Często w literaturze taką tablicę nazywa się również (nieprzypadkowo) grzejnikiem informacyjnym.
Jeśli lubisz tę metodykę, to do pracy zdalnej idealnie nada się Trello. Tablice, listy i karty w Trello zapewniają szeregowanie i organizację projektów. Wszystko dostępne jest z poziomu przeglądarki bądź aplikacji. Można w nieograniczony sposób nadawać uprawnienia odpowiednim osobom. Dzięki temu każdy wie, nad czym aktualnie pracuje kolega bądź koleżanka zespołu czy jakie są postępy projektu.
Całość jest bardzo elastyczna. Każdą tablicę można dokładnie dopasować do swojej produkcji bądź metody realizacji projektu. Wszystko okraszone jest możliwością integracji z większością dostępnych programów na rynku.
Rekomendowane oprogramowanie: Trello
CapCut w wersji online to także świetny sposób na zapoznanie się nieco bliżej z funkcjami oferowanymi przez aplikację, ponieważ mnogość opcji może niektórych przytłaczać. Po obejrzeniu kilku tutoriali bądź przetestowaniu go własnoręcznie, gwarantujemy, że całość okazuje się naprawdę przyjazna dla użytkownika.
Rekomendowane oprogramowanie: Capcut Online
Montowanie rolek online - CapCut Online
Każdy, kto pracuje przy tworzeniu treści wideo, z pewnością zna już podstawową wersję aplikacji CapCut. To prosty w obsłudze, intuicyjny i dający ogromne możliwości (nawet w wersji darmowej) program, który - jak się okazuje, ma również wersję internetową, świetnie nadającą się do wykorzystania w czasie pracy zdalnej! Z jego pomocą możecie tworzyć kreatywne rolki, współpracując w czasie rzeczywistym z pozostałymi członkami zespołu, gdziekolwiek się oni znajdują.
Tworzenie grafiki online - Photopea
Korzystasz w pracy z jakiegoś programu graficznego? Często starsze wersje tych aplikacji wymagały instalacji na jednym komputerze, przez co już zdalnie nie da się na nim pracować. Całe szczęście mamy masę fajnych rozwiązań online, a jednym z nich jest Photopea.
Photopea to strona internetowa, która pozwoli Ci przygotować grafikę, ponieważ posiada ogromną ilość funkcji podobnych lub dokładnie takich samych jak Photoshop. Wchodzisz na stronę i czujesz się tak, jakbyś właśnie uruchomił(a) Photoshopa.
Całość działa sprawnie i bez większych "zawieszek".
Rekomendowane oprogramowanie: Photopea
Wysyłanie listów i paczek bez wychodzenia z domu - SendIT
Wycieczka na pocztę zabiera często zbyt dużo czasu, a dodatkowo w aktualnej sytuacji związanej z koronawirusem, nie wydaje się do końca bezpieczna. I tutaj możemy zaradzić. SendIT to pośrednik kurierów w Polsce. Całość działa dość intuicyjnie:
- zakładasz konto,
- wyceniasz swój list (paczkę) poprzez podanie wymiarów i wagi,
- z podpowiedzi systemu wybierasz firmę kurierską,
- podajesz swój adres oraz adres dostawy,
- dokonujesz przelewu i naklejasz na list (paczkę) oznaczenie, które może wydrukować na drukarce,
- Twoją przesyłkę odbiera kurier, który przychodzi pod Twoje drzwi,
- otrzymujesz link, który umożliwia śledzenie przesyłki,
- otrzymujesz potwierdzenie dostarczenia.
Wszystko to bez wychodzenia z domu. Jak to mawiają komentatorzy piłkarscy – istna petarda ;)
Ceny są konkurencyjne, ponieważ w zależności od gabarytów firmy mają różne oferty, a system wskaże Ci zestawienia cen, czasów dostarczenia i metod działania.
Rekomendowane rozwiązanie do pracy zdalnej: SendIT
Zamawianie jedzenia online - Pyszne.pl
I na sam koniec... Jak się ciężko pracuje, to chce się jeść;) Nie ma znaczenia czy jesteśmy w pracy, czy działamy zdalnie. Jeśli nie przygotowaliśmy nic ze sobą, nie mamy czasu, bądź ochoty wychodzić, warto wesprzeć się jedzeniem dostarczanym online.
Całe szczęście Polska, m.in. dzięki polskiej firmie Pyszne.pl, jest jednym z liderów europejskich dla jedzenia z dowozem. Całość w łatwy sposób można zamówić dzięki ich stronie internetowej bądź aplikacji. Otrzymujemy informację o potwierdzeniu otrzymania zamówienia i czasie dostawy. Możemy również na bieżąco śledzić, gdzie znajduje się aktualnie nasza pizza czy burger:)
W czasach pandemii system rekomenduje płatność online, dzięki czemu dostawca przywozi jedzenie pod drzwi, dzwoni, a następnie wraca do swojego pojazdu. Ty odbierasz je ze swojej wycieraczki, bez kontaktu z inną osobą. Bezpieczeństwo przede wszystkim.
Rekomendowane rozwiązanie: Pyszne.pl
Wykorzystaj potęgę narzędzi wspomagających pracę zdalną
Sprawdzone narzędzia do pracy zdalnej, które mogą się przydać w dobie pandemii, to:
- Zoom
- User.com i Smartsupp
- Canva
- Capcut
- Kalendarz Google
- Adobe Sign
- Gmail
- Dokumenty i Arkusze Google
- Dropbox
- ShareX
- Pulpit zdalny Chrome
- Fakturownia
- Zulip
- Trello
- Photopea
- SendIT
- Pyszne.pl :)
Powyższe narzędzia od dawna wspomagają pracę zdalną w naszej firmie i mogę je z czystym sumieniem polecić.
Nie w każdej branży, nie w każdej sytuacji możemy w 100% pracować zdalnie. Ważne jest to, żeby znać możliwości i sposoby, które pozwolą Wam wykonać jak najwięcej obowiązków w domu. Jeśli wpis nie wyczerpał Waszej ciekawości, to zapraszam do obejrzenia poniższego filmu.
P.S. o czymś nie wspomniałem? Napisz swoje rozwiązanie w komentarzu! Może uda nam się wspólnie zbudować jeszcze dłuższą i ciekawszą listę narzędzi i rozwiązań do pracy zdalnej.