Top 4 najlepszych komunikatorów dla firm w 2025 roku!

Niezbędne funkcje aplikacji do komunikacji w firmie

W przypadku aplikacji do komunikacji w firmie kilka funkcji jest uniwersalnie niezbędnych i miałem je na uwadze podczas ich recenzowania. Wbrew pozorom wybór najlepszego komunikatora nie jest wcale łatwy, dlatego też ten spis może okazać się przydatny, bo ułatwia określenie najważniejszych elementów, jakie powinien on posiadać.

• Organizacja rozmów

Niektóre wiadomości muszą być widoczne przez całą firmę, inne na poziomie danego zespołu. Najlepsza aplikacja do czatowania w pracy organizuje rozmowy w sposób przejrzysty, pozwalając użytkownikom zdecydować, co widzą, a czego nie. Oznacza to, że na dane kanały członkowie zespołu mogą dołączyć w zależności od tego, czy są one dla nich istotne, czy nie. W idealnym przypadku konwersacje można podzielić jeszcze bardziej, używając wątków lub podobnych funkcji, aby pracownicy nie rozmawiali nad sobą. Możliwość oznaczania osób i wciągania ich w rozmowy, które w przeciwnym razie mogliby przegapić, jest również koniecznością.

• Możliwość uniwersalnego wyszukiwania z funkcjami filtrowania

Nie ma nic bardziej frustrującego niż prowadzenie tej samej rozmowy wiele razy, dlatego wyszukiwanie jest niezbędne. Jeśli chodzi o czat roboczy, Twój zespół powinien być w stanie szybko znaleźć przeszłe rozmowy w poszukiwaniu istotnych informacji. Funkcje filtrowania znacznie to ułatwiają, dając dostęp nawet do rozmów sprzed kilku miesięcy.

• Możliwość czatu audio oraz video

Niektóre rozmowy najlepiej przebiegają na głos. Najlepsze aplikacje do czatu zespołowego powinny oferować komunikację głosową i wideo, a także, aby użytkownicy mogli udostępniać swój ekran do współpracy.

• Łatwość w nawigacji

Członkowie muszą być w stanie szybko poruszać się po różnych konwersacjach. Interfejsy użytkownika muszą być przejrzyste, bez zbędnych elementów. Powinny istnieć odpowiednie skróty klawiaturowe, gesty w urządzeniach mobilnych i inne sposoby szybkiego przechodzenia z kanału na kanał w aplikacjach do komunikacji dla firm.

• Udostępnianie plików, zdjęć, linków, kodu źródłowego

Jesteś tu po to, aby pracować, a idealna aplikacja do komunikacji dla firm powinna to ułatwiać dzięki funkcjom dedykowanym dla współpracy zespołowej. Udostępnianie plików powinno być tak proste, jak kliknięcie i przeciągnięcie. Linki powinny mieć wbudowane podglądy.

• Możliwości personalizacji i dodawania własnych funkcjonalności

Nie jest tajemnicą, że każda firma ma swoje własne potrzeby względem funkcji aplikacji do komunikowania się pomiędzy pracownikami, dlatego dobrze, aby posiadała ona pole na wdrażanie samodzielnie opracowanych funkcjonalności.

• Modyfikacja statusu

Podczas pracy zdalnej nie siedzimy przed komputerem pełne osiem godzin, a co za tym idzie, dobrze jest mieć możliwość zmiany statusu w komunikatorze, aby współpracownicy wiedzieli, co aktualnie robisz i z czego wynika ewentualne opóźnienie w odpisywaniu. Za pomocą tej funkcji zaznaczysz również, że na przykład jesteś na wakacjach, dzięki czemu nikt nie będzie Ci przeszkadzał.

Najlepsze komunikatory dla firm

Oto nasze zestawienie najlepszych aplikacji do komunikacji dla firm

1. SLACK

Slack wystartował w 2013 roku i szybko zdominował przestrzeń biurowego czatu, w niemałej części dlatego, że ludzie uwielbiali go używać. Nietrudno zrozumieć dlaczego — to aplikacja zaprojektowana z myślą o użytkowniku i jego pracy w zespole.

Każdy zespół Slacka ma kanał ogólny przeznaczony dla całej firmy, ale większość codziennych rozmów odbywa się w kanałach związanych z konkretnym zespołem lub projektem. Użytkownicy decydują, w którym z tych kanałów chcą się znaleźć, co oznacza, że mogą uniknąć zalania wiadomościami o projektach niezwiązanych z nimi.

Świetne sortowanie wiadomości idzie o wiele dalej, ponieważ rozmowy w tych kanałach mogą być podzielone na wątki, a użytkownicy będą powiadamiani o rozmowach w wątkach tylko wtedy, gdy wezmą w nich udział lub aktywnie zdecydują się je zasubskrybować. Członkowie zespołu mogą oznaczać innych użytkowników, aby wciągnąć ich do kanałów lub wątków, co pomaga zrównoważyć potrzebę redukcji zamieszania z potrzebą zapewnienia, że ważne rozmowy są widoczne.

Slack ułatwia również użytkownikom znalezienie odpowiedzi za pomocą wyszukiwania. Możesz łatwo filtrować według kanału, użytkownika, daty i innych.

Ułatwienie współpracy to kolejny ważny element. Komunikator umożliwia szybie udostępniane ważnych plików poprzez zwykłe przeciągnięcie ich do aplikacji. Większość linków będzie rozwijać szybki podgląd, co oznacza, że rzeczy takie jak obrazy i filmy mogą być przeglądane bez opuszczania aplikacji. Drobne funkcje, takie jak reakcje emoji, ułatwiają sensowne odpowiadanie na wiadomości za pomocą kilku kliknięć, a połączenia wideo i audio można rozpocząć dosłownie jednym kliknięciem. Slack oferuje również tysiące integracji z innymi aplikacjami. Wszystkie te małe elementy mogą wydawać się przytłaczające, ale sprytny projekt (wraz z przyjaznym tekstem w każdym zakątku aplikacji) oznacza, że Slack rzadko sprawia wrażenie zagmatwanego lub przytłaczającego.

Głównym minusem Slacka może być jego cena — szczególnie biorąc pod uwagę, że nie jest on częścią większego pakietu oprogramowania. Dla zespołów, które poważnie myślą o czacie w miejscu pracy, Slack oferuje jednak wystarczająco dużo wartości, aby się opłacało.

Trzeba tutaj także podkreślić, że jego sporą wadą jest fakt, że w planie darmowym wiadomości są archiwizowane po 90 dniach, czyli traci się do nich dostęp - jeśli więc chcesz znaleźć wiadomość sprzed 3 miesięcy, konieczne jest kupienie płatnego pakietu.

Cennik Slacka:

Dzieli się on na kilka poziomów.

Darmowy:

• wiadomości znikają po 3 miesiącach,
• 10 aplikacji, do których możesz mieć dostęp z poziomu Slacka,
• spotkania audio i video 1:1,
• wymiana wiadomości z osobą spoza organizacji 1:1,
• 1 przestrzeń robocza, czyli miejsce, gdzie znajdują się wszystkie wiadomości i kanały.

Pro (8,75$ miesięcznie / użytkownika):

• wiadomości nie znikają,
• brak ograniczeń co do aplikacji z dostępem z poziomu Slacka,
• grupowe spotkania audio i video,
• możliwość grupowej wymiany wiadomości z osobami spoza organizacji,
• 1 przestrzeń robocza, czyli miejsce, gdzie znajdują się wszystkie wiadomości i kanały,
• nieograniczony workflow, czyli możliwość automatyzacji rutynowych zadań czy procesów wewnątrz aplikacji,
• możliwość współtworzenia dokumentów i innych plików na szablonach od Slacka w czasie rzeczywistym,
• funkcje oparte na sztucznej inteligencji, takie jak inteligentne wyszukiwanie wiadomości.

Business + (15$ miesięcznie / użytkownika):

• posiada wszystkie funkcje, takie jak w PRO, a dodatkowo:
• automatyczne zarządzanie użytkownikami (ich dodawanie lub usuwanie po opuszczeniu firmy, a także aktualizację informacji o nich),
• możliwość logowania się do Slacka za pomocą wybranego konta z (IDP), dzięki czemu pracownicy nie muszą mieć osobnych danych do logowania,
• możliwość eksportowania danych ze wszystkich kanałów i konwersacji.

Warto na koniec dodać, że istnieje jeszcze jeden pakiet, nazwany jako Enterprise Grid, ale jego wycena wymaga indywidualnego skontaktowania się z działem sprzedaży. Oferuje on (oprócz wszystkich opcji takich jak plan Business +):

• backupy danych, aby uniknąć ich utracie,
• możliwość konfiguracji z HIPAA, co pozwala na zapewnienie bezpieczeństwa pod kątem chronionych danych,
• wbudowany katalog pracowników, w którym można przeglądać informacje o nich oraz wyszukiwać ich po słowach kluczowych.

W przypadku Slacka można zdecydować się albo na płatność miesięczną albo (atrakcyjniejszą cenowo) subskrybuje roczną.

Slack: https://slack.com/

2. MICROSOFT TEAMS

Kolejnym świetnym programem, jaki zwrócił moją uwagę, jest Microsoft Teams.

Każde konto Microsoft Teams jest powiązane z jedną organizacją, która reprezentuje całą firmę. Użytkownicy są zapraszani do jednego lub więcej zespołów wewnątrz firmy, a każdy zespół jest podzielony na kanały, a rozmowy w tych kanałach są poukładane w wątki. Teams posiada najwięcej warstw organizacji z każdej aplikacji czatu dla firm, jakie testowałem.

Użytkownicy MS Teams mają możliwość zaplanować spotkania, wraz z agendą, oraz na spontanicznych połączeń. Dostępne są również rozbudowane funkcje współpracy, w tym ścisła integracja z pakietem Microsoft Office umożliwiająca współpracę nad dokumentami, terminami w kalendarzu i notatkami co jest ogromną zaletą.

Główną wadą Teams jest to, jak wiele pracy wymaga jej wdrożenie. Jeśli nie masz dedykowanego personelu IT, jego konfiguracja będzie trudna, zwłaszcza jeśli próbujesz skonfigurować darmową wersję. Biorąc jednak pod uwagę wielkość organizacji, dla których Teams wydaje się być przeznaczony, nie jest to prawdopodobnie zbyt wielka przeszkoda — zwłaszcza jeśli zespół korzysta już z pakietu aplikacji Microsoftu.

Cennik MS Teams podobnie jak w przypadku Slacka, dzieli się na kilka pakietów:

Microsoft Teams Essentials (3,70€ miesięcznie / użytkownika):

• każdy użytkownik posiada 10 GB magazynu w chmurze,
• możliwość współpracy w czasie rzeczywistym, udostępnianie plików,
• opcja nagrania spotkań wraz z transkrypcjami i napisami na żywo w języku angielskim,
• szyfrowanie danych dla spotkań, czatów, plików i połączeń.

Microsoft 365 Business Basic (5.60€ miesięcznie / użytkownika):

• oprócz tego, co jest dostępne w niższym pakiecie, dodatkowo oferuje:
• pomoc techniczną 24h,
• możliwość zarządzania tożsamością, dostępem i użytkownikami dla maksymalnie 300 osób,
• biznesowy e-mail (ty@twoja_firma.com),
• zarówno internetowe, jak i nawet mobilne wersje aplikacji Word, Excel, PowerPoint i Outlook,
• pojemność aż 1 TB magazynu w chmurze dla każdego pracownika,
• automatyczne filtrowanie pod kątem spamu,
• ponad 10 dodatkowych aplikacji w chmurze przydatnych dla każdego biznesu (Word, Excel, PowerPoint).

Microsoft 365 Business Standard (11.70€ miesięcznie / użytkownika):

• wszystko, co w niższych planach plus:
• klasyczne wersje aplikacji Word, Excel, PowerPoint i Outlook (działają offline),
• specjalistyczne seminaria internetowe umożliwiające rejestrację użytkowników, a także raportowanie,
• nowoczesne obszary robocze do współpracy z użyciem aplikacji Microsoft Loop,
• narzędzia do montowania i edycji treści wideo za pośrednictwem Clipchamp.

W tym przypadku należy wspomnieć, że możliwa jest jedynie subskrypcja roczna.

Microsoft Teams: https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-teams

3. DISCORD

Discord jest prawdziwym wyjątkiem. Został on pierwotnie zbudowany z myślą o graczach, a obecnie jest sprzedawany szerzej dla społeczności internetowych — nie firm. Nie ma wielu funkcji specyficznych dla biznesu, a integracje są w dużej mierze oparte o boty zbudowane przez strony trzecie. Ale Discord może pracować dla czatu biznesowego z jednego kluczowego powodu. Posiada on doskonały dźwięk w wiecznie uruchomionych kanałach głosowych.

Discord oferuje kanały tekstowe, podobne do tych, które można zobaczyć w innych aplikacjach do czatowania w zespole. Można do nich dodać dowolną liczbę użytkowników, a rozmowy można jeszcze bardziej podzielić za pomocą wątków. Największą atrakcją są jednak kanały głosowe, czyli zawsze włączone rozmowy telefoniczne, podczas których można rozmawiać z każdym członkiem zespołu. Możesz wyłączyć mikrofon, a następnie nacisnąć przycisk, aby rozpocząć rozmowę, kiedy tylko zechcesz. Pierwotnie program został zaprojektowany z myślą o grach — można włączyć kanał, zostawić Discorda uruchomionego w tle, a następnie grać w gry kooperacyjne. Ale równie dobrze można rozmawiać z kolegami podczas zdalnej pracy we wspólnym dokumencie Google lub udostępniać ekran w dowolnej aplikacji i współpracować w ten sposób. Istnieje również opcja czatów wideo, jeśli chcesz zobaczyć kolegów z zespołu twarzą w twarz, ale moim zdaniem największą atrakcją są właśnie czaty audio.

Kolejny kluczowy punkt: Discord jest prawie całkowicie darmowy. Jasne, są funkcje za zaporą, ale są one w zasadzie nieistotne dla przypadków użycia w biznesie. Discord oferuje również najlepszą jakość dźwięku na rynku i już sama ta cecha sprawia, że warto się mu przyjrzeć, jeśli szukasz alternatywy dla Slacka, a głośne mówienie jest sposobem na wykonanie pracy, to jest on na pewno wart uwagi.

Cennik Discorda:

Discord jest całkowicie darmowy, jednak istnieje możliwość wykupienia:

Discord Nitro Basic (13,99 zł miesięcznie i 139,99 zł przy jednorazowej opłacie rocznej):

• 2 superreakcje na tydzień,
• niestandardowe emoji i naklejki w dowolnym miejscu,
• maksymalny rozmiar przesyłanego pliku 50 MB (w wersji darmowej jest to 25 MB),
• dźwięki z tablicy dźwiękowej na innych serwerach,
• niestandardowe tło filmu,
• odznakę Nitro na profilu.

Discord Nitro (47,99 zł miesięcznie i 479,99 zł przy jednorazowej opłacie rocznej):

• 5 superreakci na tydzień,
• niestandardowe emoji i naklejki w dowolnym miejscu,
• maksymalny rozmiar przesyłanego pliku 500 MB,
• dźwięki z tablicy dźwiękowej na innych serwerach,
• niestandardowe tło filmu,
• odznakę Nitro na profilu.
• animowany awatar, motyw profilu, baner i unikalny tag,
• niestandardowe profile serwerowe,
• dłuższe wiadomości (do 4000 znaków),
• kolory motywu Discorda,
• streamowanie w jakości HD.

Discord: discord.com.

4. ZULIP

Zulip to w pełni funkcjonalna, nowoczesna aplikacja do czatowania będąca świetną alternatywą dla Slacka czy Microsoft Teams. Nie bez przyczyny umieściliśmy go na samym końcu wpisu, ponieważ to właśnie z niego korzystamy w naszej firmie. Zulip zapewnia korzyści z czatu w czasie rzeczywistym, a jednocześnie jest świetny w komunikacji asynchronicznej. Podobnie jak wątki e-mail, tematy Zulip tworzą oddzielną przestrzeń dla każdej dyskusji, więc różne rozmowy nigdy nie będą wchodzić sobie w drogę. Członkowie zespołu mogą zaoszczędzić czas, czytając tematy, na których im zależy, i zachować skupienie, odpowiadając w kontekście w swoim czasie.

Warto dodać, że to narzędzie umożliwia także przenoszenie wiadomości pomiędzy kanałami, co jest bardzo przydatne, a także edytowanie ich. Dużą zaletą jest też personalizacja pod kątem otrzymywanych powiadomień - nawet, jeśli uczestniczysz w danym kanale, możesz wyciszyć dane wątki tematyczne, na temat których nie chcesz otrzymywać aktualizacji.

Ogólnie rzecz biorąc, Zulip jest świetnym narzędziem do komunikacji. Członkowie zespołu mogą pozostać w pętli istotnych informacji i i jednocześnie decydować o tym, jakie powiadomienia, które są nieistotne dla ich zadań i pracy. Dodatkowo bycie darmowym i otwartym źródłem jest kolejną wielką zaletą, ponieważ zulip jest w 100% darmowy.

Komunikator oferuje wszystkie standardowe metody czatu potrzebne do komunikacji zespołowej. Komunikacja może być zorganizowana poprzez strumienie i tematy, a członkowie zespołu mogą stawać się subskrybentami tych tematów i pozostać w pętli z istotnych informacji.

Cennik Zulipa:

Zulip Self-hosted

Zulip jest programem typu open-source i można go hostować na swoim serwerze całkowicie za darmo. W tym przypadku możemy nie ponosić żadnych opłat na rzecz producenta Zulipa - jedyne, co musi zapewnić, to własny serwer. Sami również musimy dbać o aktualizacja, zapewnienie odpowiedniego miejsca itd.

Trzeba niestety wspomnieć o jednej wadzie tego narzędzia w wersji Self-hosted, jakim jest brak powiadomień w wersji mobilnej. Brak ten nie jest celowym działaniem producenta Zulipa, lecz jest pokłosiem ograniczeń bezpieczeństwa stawianych aplikacjom mobilnym na Androida i iOS. W ich przypadku nie jest dozwolone, aby powiadomienia przychodziły z “obcego” serwera - a w tym przypadku serwerem powiadomień jest nasz własny serwer, a nie serwer Zulipa.

M.in. dlatego istnieje kilka płatnych wariantów wersji Self-hosted. W pakiecie Basic, za 3,50$ / użytkownika miesięcznie, zyskamy możliwość odbierania powiadomień mobilnych - a to za sprawą wykorzystania serwerów Zulipa jako serwerów pośredniczących w wysyłaniu powiadomień.

Z tego względu - warto podkreślić - hostowanie Zulipa na własnym serwerze jest całkowicie darmowe. Jeśli nie potrzebujecie powiadomień na telefonach, nie ponosicie żadnych opłat na rzecz producenta, a jedynie związane z utrzymanie Waszego własnego serwera.

Istnieje również opcja, w której Zulip jest hostowany przez producenta - wtedy mamy do czynienia z usługą zbliżoną do Slacka, Teamsa czy Discorda. Taka wersja to Zulip Cloud.

Wersja darmowa Zulip Cloud:

• 10 000 wiadomości w zapisanej historii,
• przechowywanie plików o łącznej pojemności do 5 GB dla całej organizacji,
• setki możliwych integracji,
• konta gości,
• możliwość nadania zaawansowanych ról,

Zulip Cloud Standard (8$ miesięcznie / użytkownika):

• nielimitowana historia wyszukiwań,
• przechowywanie plików o łącznej pojemności do 5 GB dla każdego użytkownika,
• elastyczne możliwości pod kątem pozwoleń na konkretnych kanałach,
• specjalna polityka przechowywania wiadomości,
• logo Twojej firmy w aplikacji,
• priorytetowe wsparcie,
• opcja dostępu publicznego.

Zulip Cloud Plus (12$ miesięcznie / użytkownika):

• wszystkie opcje dostępne w niższych planach, a dodatkowo:
• możliwość korzystania z uwierzytelniania SAML,
• automatyczne zarządzanie użytkownikami (ich dodawanie lub usuwanie po opuszczeniu firmy, a także aktualizacja informacji o nich),
• opcja zmiany adresu URL organizacji.

Zulip: https://zulip.com/

Na temat Zulipa napisaliśmy obszerny wpis blogowy, w którym poruszamy ważne kwestie i znacznie dokładniej opisujemy jego zalety. Znajdziesz tam również jego porównanie z wcześniej wymienionym Slackiem, czyli narzędziem, jakiego kiedyś używaliśmy w naszej firmie. Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z nim: “Zulip - darmowy komunikator dla firmy, alternatywa dla Slacka”.

Oczywiście jest wiele więcej wartych uwagi komunikatorów, jakie można wdrożyć w workflow firmy, jednak wymienione przeze mnie cztery uważam na ten moment za najlepszy możliwy wybór. Każdy z nich w minimum 90 procentach spełnia warunki, jakie najlepszy komunikator wewnętrzny dla firm spełniać powinien.